目前，許多單位的公文處理仍為手工模式，存在著手工登記、工作繁重，人人交接，易出紕漏，查詢不便、統(tǒng)計(jì)緩慢，難以追溯、責(zé)任不明等客觀現(xiàn)象，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率難以大幅提高，給公文流轉(zhuǎn)工作造成了極大地困擾。
為了實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)全過(guò)程智能化、流程化、規(guī)范化、安全化管理，需要引進(jìn)具有智能管控的軟硬件智能公文流轉(zhuǎn)柜管理系統(tǒng)。
智能公文交換管理系統(tǒng)是一套針對(duì)行政公文流轉(zhuǎn)的需求和特點(diǎn)，對(duì)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行科學(xué)合理的智能化管理系統(tǒng)。
該系統(tǒng)綜合利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多生物識(shí)別技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、傳感器技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、安全技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了公文存放、公文領(lǐng)取等全過(guò)程智能化、精準(zhǔn)化、安全化管理。
智能公文流轉(zhuǎn)柜管理系統(tǒng)平臺(tái)通過(guò)遠(yuǎn)程查詢、監(jiān)管、監(jiān)控，取代了過(guò)去繁瑣的人工管理，大幅降低了傳統(tǒng)公文交換管理中存在的人為因素等導(dǎo)致的公文交換在管理上可能出現(xiàn)的混亂和意外，使公文交換管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。
