在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，物聯(lián)網(wǎng)、智能化是未來發(fā)展的主要方向，智能化已成為人類文明發(fā)展的標簽，傳統(tǒng)的文件交換柜已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化的需求，具有聯(lián)網(wǎng)、收發(fā)件、短信驗證碼通知功能的智能文件交換柜的使用大大提高了服務效率，工作人員將當事人備好的文件放入智能文件交換柜中，并通過系統(tǒng)下發(fā)短信驗證碼給當事人，當事人只需要前往辦事大廳，在智能文件交換柜終端顯示屏中輸入已有的驗證碼即可取出自己需要的文件。智能文件交換柜的出現(xiàn)，不僅促使各方辦事效率得到提升，而且其相關(guān)形象也得到了提升。
政務辦公智能文件交換柜有哪些優(yōu)勢？
- 操作簡單、易使用性。政務辦公智能文件交換柜設計的根本目的是便民利民，“智能文件交換柜使用條形碼信息錄入文件柜系統(tǒng)，大大提高管理效率，查詢文件所在位置只需通過手機或者電腦中搜索查找，檔案盒所在位置會有燈光和語音提示，方便快捷，省時省力。
- 安全防護高，保密性。通過政務辦公智能文件交換柜存儲的每個檔案都有編號，因此檔案的去向系統(tǒng)都會一清二楚，只有通過系統(tǒng)身份識別通過的用戶才能順利借閱檔案，智能文件柜電磁鐵不會讓檔案無緣無故丟失，借閱和歸還也會一目了然，不存在責任劃分不清等諸多不安全問題。
- 流程簡單、辦事快捷性。政務辦公智能文件交換柜所有業(yè)務均支持手機掃描操作，與主控進行通訊，方便快捷，輕松完成借閱、歸還、銷毀等工作，安全記錄且有據(jù)可循。
- 智能識別技術(shù)，準確性。智能文件柜電磁鐵中每個盒位裝有RFID天線，可對每個位置的檔案盒標簽進行自動識別，信息自動上傳，可做到檔案的無序存放，有序管理，檔案實時在線盤點。
- 實現(xiàn)信息實時共享、可靠性。若使用單位其他存儲設備，比如智能檔案密集柜，智能化表庫等，可實現(xiàn)文件柜與這些設備信息共享、實時傳輸。
